دبیرخانه معاونت توسعه
مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد ومدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود. باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیشبرد هدف یا اهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه کرد.دبیرخانه برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات را برعهده دارد.
شرح وظایف:
- دریافت کلیه مکاتبات وارده معاونت توسعه از طریق ارباب رجوع حقیقی و حقوقی، اداره پست و نامه رسانها و ثبت و ارجاع آنها از طریق اتوماسیون اداری و ارسال فیزیک نامه ها
- دریافت و ثبت نامه های صادره و ارسال از طریق اتوماسیون اداری و یا نامه رسان به مقاصد مربوطه
- دریافت، تفکیک و توزیع کلیه مرسولات سازمانی و غیر شخصی از اداره پست
- دریافت و ارسال نامه به وزارت بهداشت و سایر دانشگاههای علوم پزشکی کشور و سازمانهای مرتبط از طریق اتوماسیون اداری وزارت متبوع
- دریافت و ارسال مکاتبات دانشگاه به ریاست جمهوری -سازمان مدیریت -وزارتخانه ها-استانداریها - فرمانداریها ودیوان عدالت و تامین اجتماعی و سایر سازمانهای مرتبط از طریق شبکه پیام دولت
- ثبت و ویرایش و الصاق مجدد پیوستها و تکمیل اطلاعات و ارجاعات مربوطه نامه های سیستم ثنا(دیوان عدالت)
- دریافت و ارسال نامه از طریق سیستم ECE
- دریافت نامه های محرمانه مطابق مقررات و تحویل به حوزه مربوطه
- پاسخگویی به ارباب رجوع حضوری و پیامکی (SMS CENTER)در خصوص موارد رهگیری نامه ها وموارد مرتبط بادبیر خانه
- تفکیک و توزیع پاکتها و نامه ها و دستورالعمل ها ودعوت نامه ها به نامه رسان واحد ها
- بازبینی و کنترل نامه های وارده و صادره از جهت صحت و تکمیل ضمائم و پیوستها و عطف و پیرو، ارجاع نامه ها
- درج وضعیت نحوه ارسال نامه در سابقه آن
- تهیه آمار و گزارش عملکرد در بازه های زمانی مقرر و اعلام آن به مدیریت مربوطه
- ارسال و دریافت فکس های خارج از سازمان و اخذ تائیدیه فاکس
- عقد قرارداد با دفتر پستی منطقه ۱۴ و نظارت بر حسن اجرای اخذ خدمات و کارکرد نماینده مقیم آن دفتر در دبیرخانه
- انجام بایگانی فیزیکی و الکترونیکی مکاتبات مربوطه (مکاتباتی که بعضا" با مرور زمان نیاز به رویت فیزیکی دارند)
:پرسشنامه سنجش رضایت ارباب رجوع
شهروند گرامی خواهشمند است با اعلام میزان رضایت خود از هر یک محورهای ارائه شده در این پرسشنامه ما را در ارتقا سطح رعایت حقوق شهروندی یاری فرمایید.
