خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به اهداف است. مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندیها نیست، بلکه هدف از خرید، دستیابی به اقلام مورد نیاز ، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز است.وظیفه اصلی کارپردازی خرید و نگهداری تجهیزات ، ملزومات و مواد مورد نیاز است .هدف اداره کارپردازی و تدارکات تهیه کالای مرغوب با قیمت مناسب و در زمان مناسب می باشد و همچنین عملکرد صحیح این واحد باعث پیشرفت صحیح مدیریت در جهت مطلوب می گردد .
اهمیت دیگر فرآیندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.
مدیریت خرید ترکیبی از کارشناسی کیفیت و قیمت تجهیزات و ملزومات ، مدیریت توزیع و مدیریت پشتیبانی و خرید می باشد. بخش خرید و تدارکات از فرآیند تهیه تا توزیع کامل تجهیزات و ملزومات و خدمات پس از فروش را در بر میگیرد
هدف هر فعالیت تجاری و بازرگانی وسازمانهای ارائه دهنده خدمت تنها از طریق ترکیب مناسب ۵M ( ماشین –نیروی انسانی - مواد- سرمایه و مدیریت) امکان پذیر است.در نظام سلامت که ماهیت آن لزوماً ارایه خدمت می باشد و با سلامت انسانها سرو کار دارد خرید کار آمد تجهیزات پزشکی وکالاهای پزشکی در ارائه هر چه بهتر خدمات بهداشتی ودرمانی بسیار حائز اهمیت است.
هدف:
هدف اصلی این واحد مدیریت خرید است و عملکرد صحیح آن باعث پیشرفت سازمان در جهت مطلوب می باشد. تلاش کلیه همکاران این واحد انجام فرآیند خرید به نحو مطلوب با در نظر گرفتن ۵ اصل (کیفیت مطلوب، مقدار مناسب، قیمت مناسب، منبع مناسب و زمان مناسب) می‌باشد.
شرح وظایف:
۱) پیش بینی خرید اقلام مصرفی و غیر مصرفی مورد نیاز ستادی و واحدهای تابعه بر اساس اعتبارات تخصیص یافته
۲) برنامه ریزی و هماهنگی تهیه کالاها، ملزومات و وسایل موردنیاز واحدهای ذیربط
۳) مدیریت خرید، جهت بهره وری و کاهش هدر رفت اعتبارات و موجودی ها در انبار سازمان
۴) بهبود و توسعه سیاست ها و روش های خرید جهت رسیدن به اهداف با کمترین بهای ممکن
۵) برقراری روابط مداوم و سالم با فروشندگان جهت خرید عاقلانه و رقابتی
۶) تهیه بانک اطلاعات از فروشندگان و پیمانکاران جهت جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاهای انحصاری
۷) مشارکت در تجهیز مراکز جدیدالاحداث
۸) حمایت از واحدهای تابعه از طریق پیگیری مداوم و تهیه تجهیزات و خدمات مورد نیاز
۹) اجرای فرایند انتخاب و انتصاب و آموزش مسئولین تدارکات و تدوین جزوات آموزشی مربوطه
۱۰) آموزش اصول وروشهای فرآیند خرید کالا به کارپردازان واحدهای تابعه
۱۱) برگزاری استعلام بهای خرید کالا پس از تأمین اعتبار
۱۲) تشخیص و تعیین مبلغ تنخواه گردان جهت کارپردازان حوزه ستادی
۱۳) بررسی اسناد مربوط به خرید و تطبیق با آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه
۱۴) تهیه گزارش از کالاهای نامرغوب و بلامصرف خریداری شده
۱۵) بررسی و تجزیه تحلیل وضعیت بازار و آگاهی از نوسانات قیمت ها و انتخاب کالای مرغوب و استاندارد
۱۶) نظارت بر تکمیل اسناد مالی تنظیم شده توسط کارپردازان
۱۷) پیگیری نواقص اسناد مالی تنظیم شده و صدور چک فروشندگان
۱۸) فراهم نمودن فرصت های یکسان برای دسترسی کلیه متقاضیان در استعلام خرید کالا و تجهیزات
۱۹) اصلاح ،ارتقاء و نظارت بر فرآیند خرید در واحدهای تابعه دانشگاه
۲۰) فرهنگ سازی و ایجاد بستر مناسب جهت استفاده از کالاهای ایرانی در راستای حمایت از تولیدکنندگان داخلی
۲۱) کاهش هزینه های مصرفی از طریق برآورد متمرکز نیازها و صدور درخواست خرید کلی
۲۲) بهبود روشهای خرید و ارتقای کیفیت خدمات و کالا
۲۳) هماهنگی و تامین امکانات و اقلام مورد نیاز جهت برگزاری همایش‌ها، اعیاد و ...
۲۴) مدیریت بر انجام امور تشریفات، پذیرایی جلسات با هماهنگی مدیریت روابط عمومی
۲۵) تهیه و ثبت فرم های مالیاتی جهت ارائه به اداره امور مالیات
۲۶) برنامه ریزی، نظارت و مدیریت بر هزینه های انرژی و ارایه راهکارهای کاهش هزینه
۲۷) مشارکت در تدوین شاخص ها و چک لیست های نظارتی واحدهای تابعه
۲۸) تهیه بانک اطلاعاتی پرسنل تدارکات واحدهای تابعه
۲۹) سرعت عمل و دقت نظر و اتخاذ تدابیر و تصمیمات لازم در موارد بحرانی وپیش بینی نشده
۳۰) مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی
۳۱) شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و استفاده از راهبرد آن با هماهنگی مقام مافوق
۳۲) همکاری و مشارکت در طراحی و تدوین آئین نامه هاو دستورالعمل های خرید و تدارکات
۳۳) نظارت بر کلیه امور مربوط به کار پردازی مدیریت و راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی
۳۴) راهنمایی و پاسخگویی مسؤولانه به مراجعه کنندگان
۳۵) پیگیری در زمینه امور بیمه انبارهای ستاد و سایر واحد های تابعه دانشگاه
۳۶)انجام سایر امور محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق
۳۷) پیگیری ایمن سازی انبار ها
۳۸) تهیه و تصویب فرآیندخرید کالا
همکاران اداره تدارکات و کارپردازی عبارتند از:
اداره تدارکات و انبار
|
ردیف |
نام و نام خانوادگی | سمت | شماره داخلی | |
| 1 | محرمعلی یعقوبی | کارپرداز |
|
2178 |
| 2 | آرش نباتی | کارپرداز |
|
2111 |
| 3 | بهنام بیاد | کارپرداز |
|
2350 |
| 5 | علی قربانی | انباردار |
|
2115 |
| 5 | عباس عابدی | انباردار |
|
2115 |
| 6 | امیرحسین یوسفی | کارپرداز |
|
2120 |